Com tantos aplicativos de produtividade no mundo, fica a dúvida: qual deles é o melhor? Notion, Obsidian, Evernote ou afins? E qual a melhor técnica de organização? Um dos vários templates prontos é o que você busca? Pois bem, peço que me siga nessa linha de argumentação, pois tentarei te provar que a melhor ferramenta de gestão de tempo é o caderno.
Ferramentas de gestão e sua contra-produtividade
Eu vou trabalhar isso outra vez durante este artigo, mas sim, o “mais produtivo” é menos produtivo do que o “menos produtivo”. Para entender isso, vou precisar que você acompanhe o raciocínio completo deste artigo, e para isso é importante que não pule nenhum trecho.
O vício da ferramenta de gestão perfeita
O título deste post não é à toa. Eu quis que ele atraísse exatamente esse tipo de pessoa: as que acham que o aplicativo é o problema. E elas, após perceberem que não conseguiram construir o método perfeito de produtividade, com seu dashboard de acompanhamento absoluto, acabam se frustrando e trocando ou de método ou de ferramenta de gestão. E assim o fazem infinitamente, sem perceber que estão perdendo mais tempo organizando.
É aqui que o caderno mostra sua magia.
A magia da simplicidade na gestão
Nenhum dashboard ou widget de acompanhamento. Nada de separação por áreas de projetos ou coisas assim. Nenhum quadro para conectar suas ideias. Tudo o que temos é lápis e papel. Se você preferir, pode ser caneta; eu uso uma lapiseira, mas isso é insignificante!
Na teoria, você está perdendo coisas enquanto faz isso, mas posso lhe afirmar com toda a certeza que, na verdade, você está ganhando – e ganhando muita coisa – com o lápis e o papel. E o que seria? Menos coisas para gerenciar.
Enquanto com os aplicativos você precisa de muito tempo para saber como fazer cada coisa, com o papel é tudo intuitivo. Você sabe escrever e desenhar as coisas, ligar uma na outra. Em uma página pode só desenhar uma árvore que achou legal; na outra, pode escrever o que pretende falar na reunião de segunda-feira. Sei que você deve estar pensando que as coisas vão ficar desorganizadas – afinal, todo mundo que se preocupa com organização tem isso como um mantra sagrado. Mas não se engane. Eu não quero te dizer como você vai usar sua caneta e seu papel, nem se vai ter vários cadernos, sendo um para cada coisa, ou um caderno grande que anda com você, ou seja lá que ideia de caderno você tenha. Só quero lhe mostrar as possibilidades.
Você não ganha pela organização, você ganha pelo trabalho.
Talvez você pense que é lógico que ninguém te paga para ser organizado, mas não foi nesse intuito que quis dizer isso. Na verdade, esse é um bom motivo para eu dizer por que estou escrevendo este post: estou cansado de ver as pessoas ensinando uma infinidade de regras para dizer qual é a melhor forma, porque artigo tal ou artigo de fulano disse alguma coisa sobre isso. E quer saber de uma coisa? Isso que estou escrevendo é um artigo, e isso não faz dele dono da verdade. É sua escolha acreditar ou não nele.
O que quero defender aqui é que você não vai ser recompensado pelo quão organizado é seu método, sua página inicial no aplicativo ou seu caderno, o quão ele pode ser aesthetic e de como daria ótimas fotos para o Instagram. Você será recompensado pelo que produz. O seu negócio sobrevive pelo quanto você produz para ele. Seu projeto não exige organização sua, ele exige dedicação sua. É nisso que quero me focar. Você provavelmente está procrastinando enquanto busca a forma de não procrastinar. E se esse for seu caso, sinto em lhe dizer, mas método nenhum vai resolver a sua situação. Você precisa de clareza e só então de um método – e não o contrário.
Os mesmos perigos das ferramentas de gestão estão no papel!
Não complique as coisas.
Agora, é óbvio que, em um caderno, você não vai estar livre dessas armadilhas de organização. É só entrar em uma página do Instagram ou no YouTube e pesquisar “Bullet Journal”, e você vai ver o quão improdutivo é o que as pessoas que fazem bujo estão fazendo. Elas devem perder horas do dia simplesmente colorindo páginas ou escrevendo sem errar a letra. Fico imaginando uma pessoa dessas errando na hora de passar a limpo: vai fazer o quê? Rasgar a folha e ter uma mancha no seu quadro de arte? Não me entenda errado – se essas pessoas querem só ter algo bonito, então que façam o que quiserem, mas produtividade é simples.
A desorganização
Isso é quase um tabu na vida de quem busca produtividade, afinal a organização é nossa maior aliada e a bagunça nossa maior inimiga. Mas, a essa altura do campeonato, você já deveria saber que a bagunça não vai ser extinta. Você vence essa batalha, pode vencer hoje, mas amanhã ela estará lá. Essa guerra é infinita.
Então como proceder? Saiba lidar com o fato de que as coisas vão se desorganizar, e você não pode simplesmente parar o que está fazendo para organizar tudo, deixar bonito e só depois tentar voltar a fazer o que deveria. Agora já cansado e desconcentrado, você fará metade com o dobro do tempo – isso, claro, quando sobra tempo. Você precisa entender que as coisas vão ficar bagunçadas, e você vai ter que continuar sua atividade, e só depois que ela terminar arrumar sua agenda ou sua mesa ou alguma coisa.
Apesar de parecer que eu não ligo para organização, na verdade eu faço isso mais do que a maioria das pessoas que vejo, já que elas geralmente deixam o fim de semana para organizar as coisas (mesa, agenda, sei lá). Eu não. Eu preciso das coisas arrumadas para dormir, então separo uma hora no final do dia para dar uma disfarçada e só depois, no sábado e no domingo, arrumo o que preciso arrumar. Algo que eu deveria ter falado antes: essas coisas não valem para sua casa – quanto a sua casa, vai de você saber o que fazer com ela e quando arrumar.
O caderno como ferramenta de gestão
Antes de continuar falando dos problemas que tenho com essas ferramentas de gestão, vou fazer uma leve pausa para falar dos benefícios do caderno como ferramenta.
O básico da ferramenta de gestão
Eu vou chamar este pedaço de “o básico”, pois alguns dos benefícios do caderno como ferramenta de gestão de tempo você já deve ter ouvido, porque são óbvios e genéricos demais. Para não prolongar este artigo, vou falar de forma rápida e curta:
- Sem notificações
- Permite se concentrar no que está fazendo
- É legal ter os cadernos registrando os momentos da sua vida
Não conhece nenhum desses métodos? Entre em qualquer lugar e pesquise (“Agenda física”, “Se organize com uma agenda”, “Caderno de conhecimento” etc.). Sério, você vai ver as pessoas falando mais desses tópicos, só que não vão aprofundar muito porque é só isso mesmo.
A mágica de escrever
Esse merece ser dito fora de um tópico por dois motivos. O primeiro é que o Google gosta quando eu ponho um link para algum estudo, e esse é o melhor momento para isso. O segundo é que, apesar de esse motivo ser um pouco genérico, ele é o motivo pelo qual, mesmo que eu tente, não consigo largar o caderno como ferramenta de gestão.
Este é um estudo sobre a escrita expressiva, que significa terapia no papel. Basicamente, você escreve o que está sentindo, como um diário mesmo:
Ok, eu só joguei o link aqui como se ele não valesse nada, mas ele é realmente muito bom. Fica a seu critério ler ou não.
Como usar um caderno como ferramenta de gestão
Não terceirize suas escolhas
Eu poderia te ensinar um método de como usar um caderno. E não me leve a mal, recomendo que conheça alguns deles – sendo, para mim, o mais recomendável começar pelo Bullet Journal. Mas seguir um método não é a melhor escolha, e sim adaptar um método.
No começo, quando fui usar um caderno, ele era só um sketchbook que eu usava para desenhar. Depois virou um caderno de notas e desenhos – era tipo um terreno de criatividade. Por fim, passei a montar planos nele e escrever como deveria ser a semana. Então encontrei o Bullet Journal e segui ele. Vi que a maior parte das coisas nele eram meio inúteis para mim, e fui cortando, cortando. Depois usei algumas ferramentas de gestão (Google Agenda e Notion), e agora estou numa mistura dessas coisas com um quadro de avisos, folhas A4, alguns barbantes, um canetão e uma lousa.
E o que quero dizer com isso? Em algum momento, eu segui métodos de organização. Inclusive agora estou escrevendo este artigo no momento de trabalho do Pomodoro. Mas a forma como organizo meus pensamentos, minha agenda e meus projetos era algo que dependia de mim, e eu precisei testar algumas formas para encaixar o que eu queria. E não, não foi de primeira, nem de segunda ou terceira. Por isso é importante que seja simples a forma como você faz, porque ela passará por mudanças durante a sua vida. E está tudo bem – as coisas mudam. Isso não te torna menos ou mais produtivo.
Por que não uma agenda?
Agora você deve estar se perguntando: por que não usar uma agenda, em vez de um caderno? Se você quiser, faça. Mas eu prefiro escrever, desenhar, montar planos de ação, checklists ou qualquer coisa que eu quiser em uma folha branca do que em uma página separada para cada dia do ano.
Essa é uma das grandes vantagens do caderno: o gigantesco nível de personalização. Você pode fazer o que quiser, do jeito que quiser, quando quiser, onde quiser. Pode desenhar enquanto escreve e escrever enquanto faz conta. Tudo é muito intuitivo. Pegue o lápis e faça. É simples tirar da cabeça e pôr no papel.
No começo, você não vai usá-lo tanto e vai deixá-lo, na maior parte das vezes, de lado. Mas com o tempo ele vai se tornar uma extensão do seu cérebro, um HD com muita memória. Na verdade, apesar de parecer contra-intuitivo, ele vai estar mais para um HD, já que você se lembrará da nota que fez com mais facilidade do que em alguma ferramenta de gestão online.
Como usar a melhor ferramenta de gestão de tempo?
Depois de tudo o que leu, ainda existe a possibilidade de você estar um pouco perdido sobre como usar um caderno. Por isso, aqui vai uma forma prática e rápida para iniciantes:
Use como captura de notas
Esse é o uso inicial mais simples e fácil de se adaptar. Teve uma ideia? Anote! Teve um insight? Anote! Lembrou de algo? Anote! Sério, não dá para ir mais longe do que isso – é simples.
“Mas como vou levar um caderno para meu trabalho?”
Esse é um caderno simples, pequeno e fácil de levar a qualquer lugar. Apesar de essa ser a primeira vez que anuncio algum item afiliado e achar que ninguém vai comprar, uso muito isso, e já estou orgulhoso de conseguir anunciar alguma coisa. 🙂
Se não quiser comprar – porque, sei lá, você odeia grandes corporações e só compra de vendedores pequenos – pode simplesmente fazer um. É bem simples, apesar de que, na primeira vez que fizer, você vai ter certa dificuldade:
IMPORTANTE: o caderno do anúncio e o do vídeo têm tamanhos diferentes.
Dito isso, este é o melhor artigo que já escrevi para meu blog. Estou orgulhoso demais.
Depois você pode ir adaptando o caderno para fazer da forma que preferir. Lembre-se: é você quem faz – e não eu. Então pense como fazer seu caderno e como usá-lo melhor.
As limitações
Se você já está acostumado a usar softwares como ferramentas de gestão, pode sentir falta de algumas coisas. E sim, o caderno tem suas limitações:
- Não tem busca digital
- Pode ser perdido
- Pode ser destruído
- Pode ser lido por outra pessoa
Enfim, eu só quis te apresentar uma ferramenta de gestão que, ao meu ver, é a melhor que já experimentei. Não sei o que tem no papel, mas faz bem para a alma. Escrever parece que descarrega meu cérebro e me deixa mais leve. Não sinto esse efeito em softwares de gestão de tempo.
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