Como gerir Múltiplos projetos

Como gerir Múltiplos projetos

Faculdade, Trabalho, Transito, essa historia vocês já ouviram um milhão de vezes. E aqui estou eu tentando tirar leite de pedra e gerir o tempo que tenho, quando o tempo que tenho e tão grande quanto a minha energia disponível para a academia. E se você já leu algum outro de nosso posts, deve estar se perguntando como eu faço tanta coisa?

Já vou lhe avidando que não existe receita magica e que eu não sou perfeccionista, sim isso significa que algumas coisas são feitas porcamente. Mesmo assim, descobri no fim dessa semana quando adicionei academia devido a minha tenebrosa saúde a equação do tempo. Tudo desabou.

A pergunta que fica e como fazer agora? Eu seria hipócrita se disse que tenho a resposta que vai resolver o seu problema, porque essa resposta não resolveu o meu problema! Mas pulemos isso, porque agora que estou me acostumando em meio a trancos e barrancos a como devo fazer para gerir múltiplos projetos. NOTA!!! Múltiplos projetos e não demandas! Não vou lhe ensinar a ser produtivo com três filhos, um salario mínimo, e com duas horas de transito para ir e voltar do trabalho! Tenho um post sobre como gerir muitas demandas (nada que se pareça com o exemplo atrás) [post sobre gerenciar muitas demandas]

Agora, se quer aprender a fazer a gestão de múltiplos projetos? Segue que eu vou lhe ensinar a melhor forma para fazer academia, aprender inglês e arrumar tempo para escrever um post para um blog!

Projetos x demandas

Primeiro vamos explicar melhor a diferenças desses dois. Porque e importante que você saiba se está morrendo e desesperado porque e bobo, ou porque realmente precisa fazer muitas coisa.

Seus projetos são importantes. Eu sei, você sabe, nois sabemos. Tem que mudar de vida, chegar a algum lugar ou sei lá, tem um tempo ou um lugar que precisa chegar e você tem presa para chegar nesse lugar nesse momento. E agora que eu disse tudo isso eu preciso que você saiba que o caminho para gerir múltiplos projetos e cheio de flores e amor. O contrario de lidar com muitas demandas.

Como sei se e projeto ou uma demanda então?

São projetos

• Hobbies
• Academia
• Arrumar coisas
• crescer na carreira

Apesar de crescer na carreira ser importante, isso não vai te matar dentro de uma ou duas semanas se você não fizer. Sei como saúde e importante, mas de novo, se você tiver que escolher entre faltar no trabalho ou na academia, nos sabemos o que você vai escolher.

São demandas

• Trabalho
• Faculdade
• Pagar contas
• Estudar para alguma prova

Tem como não fazer? Olha, tem como até não ir trabalhar… mas não acho que isso seja uma boa ideia.

A convivência de projetos e demandas

Acho que e obvio que demandas e projetos vão se encontrar na sua rotina, algumas vezes você vai ter mais demandas que projetos, outras vezes mais projetos que demandas, e assim por diante, durante toda a sua vida. E a questão que fica e como gerir esses dois?

As demandas são prioridades

Isso e obvio, mas o que eu preciso dizer e que elas não são tão prioridades assim. O que eu quero dizer com isso? Você deve sim dedicar tempo as demandas, mas você não precisa vestir a camisa da empresa. O que isso quer dizer? Faça as coisas com mais intenção do que com mais esforço.

• Quero crescer na empresa. Como? Estude o que aquela outra vaga precisa para passar nela, pergunte para as pessoas, e assim por diante, em vez de tentar fazer o trabalho de três pessoas.
• Quero Pagar as minhas contas. Como? Faça um orçamento e saiba quanto pagar e quanto pode gastar, os bicos que poderia fazer e etc.
• Quero estudar para a prova. Estude!

Assim, a suas demandas se tornam espécies de projetos, já que estará gerindo elas como tal, mas não se engane elas são demandas e não esqueça de fazer elas.

Projetos são importantes

Isso também parece obvio, mas o caso aqui e o contrario do outro. Projetos são importantes, mais do que você imagina.

E extremamente importante que você trate seus projetos como demandas, fazendo eles!

• Quer melhorar no xadrez? Trate isso como algo importante! Se não nunca vai melhor
• Quer queimar gordura? Trate como algo importante! Ou o shape nunca vem
• Quer crescer na carreira? Isso e importante, a vida se torna mais difícil a cada ano, você precisa se esforçar para aumentar as suas chances de não falir!

Todas essas coisas são importantes, porém não torne nenhuma dessas coisas difíceis por causa disso.

Não complique as coisas

Sei que esperava a resposta no tópico anterior, mas esse e o titulo do post. Preciso que isso seja bem explicado.

Coisas importantes não precisam ser coisas difíceis. Temos uma ideia equivocada de que o esforço e o que vale e isso e a coisa mais importante, e tenho algo a lhe dizer sobre isso. Apesar de força ser importante, e tecnica que muda o rumo de uma luta. Então não e a força que você usa para alcançar os seus projetos e a tecnica! Você não vai ficar milionário em duas semanas, e nem vai derrotar o Magnus Carlsen em dois dias de treino. Ou seja! se não e força então que tecnica e essa para te tornar capaz de gerir múltiplos projetos durante a sua vida?

Como gerir Múltiplos projetos

O segredo

O segredo dos investimentos de Warren Buffett. Viva tempo o bastante para ter resultados! Sim esse e o segredo. Tornar as coisas fáceis o bastante para serem executadas por um longo período de tempo, e difíceis o bastante para você não desistir de fazer essas coisas por tedio. O flow!

O estado de flow e quando você está extremamente concentrado em uma atividade, a ponto das outras coisas sumirem da sua cabeça, e tornar a atividade em execução a única coisa importante a ocupar espaço cerebral. Isso significa que você precisa ser um obcecado pelo seu projeto pessoal e entra em estado de flow toda vez que vai executá-lo? Não. Quer dizer isso serve também, mas duvido que vai nas primeiras três semanas de xadrez ou academia como se as outras coisas não fossem importantes.

Isso significa que você precisa organizar a sua vida de um jeito que te permita continuar, sem se sabotar. Um jeito que não te esgote. Que não dependa de você estar super motivado todo dia. Porque a real é: você não vai estar. Ninguém está. Mas se você tornar as coisas simples o bastante para fazer mesmo cansado, com preguiça, ou em dias ruins… como? Com um plano.

Agora começa a parte genérica de blog.

Genérico de como se organizar?

Serei rápido aqui, porque se ainda não sabe a parte genérica da organização então aqui está

Como gerir Múltiplos projetos

Defina metas

Sim, é básico. “Ah, mas eu já sei disso.” Ótimo, gênio, então por que ainda está perdido? Se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve — já dizia o gato da Alice, e provavelmente também seu tio coach. Isso não torna menos verdade. Defina uma meta. Uma só já tá bom. E, por favor, seja minimamente realista. Você não vai abrir um canal hoje e ser o MrBeast semana que vem. Só precisa escolher um ponto de chegada decente. Depois você tropeça até lá, com dignidade.

Divida metas grandes em pequenas

Esse aqui parece idiota, mas é o ouro do processo inteiro. Então, atenção, criatura! Pegue essa sua ideia megalomaníaca de “ficar rico”, “ficar trincado” ou “virar um monge produtivo” e transforme isso em mini tarefas ridículas. Tipo: “assistir um vídeo sobre investimento hoje”, “subir uma escada sem bufar”, “organizar a mesa”. Pequeno, simples, executável. E aí você repete, repete e repete. Resultado? Você se engana e o cérebro acha que está ganhando alguma coisa. E está mesmo. Gameficar a vida, um passo idiota por vez. Vai por mim, isso funciona.

Ah, e se quiser ajuda pra fazer lista: [Tenho um post sobre isso].

Relembre

Sonhos, metas, o propósito da sua existência, blá blá blá… Anota isso tudo. Faça uma lista. Uma só. Um papel velho serve. O Google Keep também. O importante é colocar no mundo aquilo que só está na sua cabeça há milênios.

Se você chegou até aqui nesse blogzinho pequeno (que eu mesmo escrevo), é porque provavelmente ainda está engatinhando na organização. Então para de enrolar e faz logo. Depois você agradece! Achou que eu tentar vender algo né?

Descanse

Isso mesmo. Descanse. Se você acha que a produtividade é trabalhar até o nariz sangrar, você não entendeu nada. Só isso por enquanto. Ainda vou escrever um artigo inteiro sobre descanso porque isso aqui é o núcleo da parada toda, mas por agora, apenas aceite: se você não descansa, você quebra. E projeto quebrado é projeto morto.

Executando múltiplos projetos

Pronto, agora que seus projetos estão organizados com executar eles? Esse e o problema! E aqui vai uma má noticia para você que apesar de parecer da entender o contrario, não eu não acho que seja possível ser bom em muitas coisas ao mesmo tempo. Então sim o principal e definir o momento certo para cada projeto de acordo com a importância dele. E como você faz isso? Devo admitir que sou bem analógico na hora de executar e planejar minhas coisas, mas já usei o Notion e por isso vou lhe ensinar da minha forma e da forma (não tão legal) digital de se fazer a gestão desses múltiplos projetos ao mesmo tempo.

Método analógico para fazer a gestão de múltiplos projetos.

Eu uso um quadro de avisos. Quando eu disse que eu era analógico eu não estava brincando. Vou explicar como eu uso e formas de se usar sem um trambolho de 120×90

Método de gestão de múltiplos projetos usando um quadro de avisos

Se quiser me ajudar. E for louco o bastante para tentar fazer se organizar com um trambolho que e um quadro de avisos! Considere comprar por esse botão

Para usar meu método de organização que faz gestão de múltiplos e de brinde e super adaptável a rotina. Porém nenhum pouco pratico para pessoas normais, você vai precisar de uma folha A3 ou de algumas folha A4 que formem uma folha grande. Acho que funciona com cartolina também. Algumas folhas A4 (um pacote delas se possível). Um quadro de avisos, caneta, e alfinetes.

Você vai pegar a folha A3 e fazer as marcas da semana nela, segunda, terça, etc. Depois vai fazer algumas marcas ao lado que correspondem as 24 horas, pode fazer no olhometro mas uma régua ajuda. Marque as 24 horas. Nessa etapa você vai desenhar uma semana assim:

Depois que as estiverem assim, você vai separa as partes de horas que estão presas na sua rotina, Exemplo Deixar as horas de dormir separadas e as horas de trabalhar também e o resto e espaço branco.

Por fim você vai pegar as folhas de papeis e dobrar elas no meio e no meio e no meio até elas virarem um mini cartão

Por fim você vai preencher esses cartões com as atividades que tem a fazer, e se a atividade for recorrente faça mais cartões para ela.

A ultima dica e onde guardar os cartões e eu não vou explicar nada apenas mostrar.

Depois eu vou só preenchendo os espaços que tenho com as atividades que eu preciso fazer e movendo elas de um lado para o outro removendo e ponto. Pronto e assim que eu uso o meu método de organização.

Uma coisa que você pode fazer e andar com um papel e anotar algumas atividades que ir lembrando e posicionando elas por ordem de prioridade.

Reiterando o descanso

Esta vendo essa imagem acima? ela e minha divisão de quando daquele tempo e para trabalho ou para gerencia e organização, hobbie e espiritualidade. SIM TEM QUE TER UM MOMENTO PARA HOBBIE, DESCANSO E ESPIRITUALIDADE!!!]

Como gerir Múltiplos projetos

Metodo de gestão de múltiplos projetos sem usar um quadro de avisos.

Se observou bem percebeu que esse e um metodo de gestão basicamente e um planner semanal evoluido, se quiser tentar usar um pode comprar pronto na amazon, mas ele será menor para ser gerido de uma mesa. Basicamente você precisara escrever as atividades gerindo elas, como eu faço com os cartões. Outra hipotese são os cadernos.

Como aqui faremos uma gestão analógica, então vamos precisar de um caderno, de preferencia que possa levar para os lugares que você vai. E parecido com o bullet journal porém sem as coisas desnecessárias, por isso, se antes você precisava de pagina index, pagina de memorias e pagina de outras coisas que você jura que e importante, mas que você só faz porque e aesthetic. Bom nesse caso você vai precisar fazer uma linha no meio da pagina verticalmente e outras três horizontalmente. Marque os dias ao lado, e pronto, 50% já concluído, agora os outros 50% e só deixar a outra folha em branco. Nela você vai escrever as atividades de cada projeto e move-las para os dias da semanas. Você pode fazer um monte de dias da semana e deixar um monte de paginas para ir escrevendo as pendencias. OU PODE FAZER ISSO:

Cartões indexáveis

[cartões indexáveis] Vê isso? e a magia da magia de todos os escritores, organizadores, criativos e sei lá mais o que! Se precisa de ajuda para capturar ideias, ou lembrar de coisas importantes temos isso!

E só ler o post, mas se estiver sem tempo, então só precisa de uma caixa e papeis. Não precisa levar o caderno mais sim os cartões indexáveis e anotar o que precisa fazer, guarde eles em algum lugar e vai pegando as atividades e decidindo quando deve fazer ela.

Parando para pensar o segredo da minha organização e papel.

Método digital de gestão de múltiplos projetos

Legal, mas não vivo no século XV e não quero carregar uma A3 na mochila como se fosse um mapa do tesouro”. Justo. Então vamos à versão digital do método — que, pasme, segue a mesma lógica, só que sem furar o dedo com alfinete nem derrubar os cartões no chão e misturar tudo quando bate um vento. A ideia aqui é trazer o mesmo sistema de cartões móveis, planejamento visual e espaço em branco para o mundo virtual. Dá pra usar Notion, Trello, Google Keep, ou até um Excel se você for meio masoquista. Não importa tanto a ferramenta, mas sim o raciocínio por trás dela: dividir seu tempo disponível, ver o espaço livre da semana e ir encaixando as atividades como quem monta um quebra-cabeça onde as peças são, infelizmente, todos os seus compromissos. Mas monte um passo a passo também, dando exemplos

Escolha seu campo de batalha

Primeiro, defina onde você vai organizar tudo. Pode ser o Notion (recomendado se você gosta de ver tudo com estética de dashboard de nave-mãe), o Trello (se prefere quadros e cartões arrastáveis), ou o Google Keep (se só precisa jogar ideias no universo e ver o que sobra). Até o Excel funciona, mas aí é por sua conta e risco.

Crie uma visualização da sua semana

Pense nela como a folha A3 que você não quis carregar. Crie uma tabela semanal com os dias da semana nas colunas e os horários do dia nas linhas — ou se for preguiçoso, apenas os blocos da manhã, tarde e noite. O importante é visualizar o tempo disponível, não só anotar tarefas. Exemplo: Segunda, 8h–12h: Trabalho fixo. 12h–13h: Almoço. 13h–17h: Espaço em branco para encaixar tarefas. Bingo.

Como gerir Múltiplos projetos

Liste seus projetos e tarefas por cartão (ou bloco)

Cada projeto que você está tocando vira uma categoria. Crie cartões ou notas para cada atividade específica. Exemplo:

• Projeto “TCC da faculdade”: “Revisar metodologia”, “Corrigir citação ABNT”, “Pedir feedback para a orientadora”.

• Projeto “Freela de design”: “Finalizar rascunho do logo”, “Enviar proposta”, “Emitir nota”.

• Projeto “Vida adulta”: “Pagar boletos”, “Fazer compras”, “Trocar lâmpada da cozinha pela quarta vez”.

Arraste os cartões para os blocos livres da semana

Lembra do quebra-cabeça? É aqui que você encaixa as peças. Olhe para os espaços livres da sua semana e mova os cartões para os blocos onde eles cabem. Dica malandra: Priorize tarefas mais intensas nos seus horários de maior energia (ex: manhã de terça) e deixe as coisas chatas e automáticas pros momentos em que você vira um NPC (tipo depois do almoço).

Revise no fim do dia ou da semana

Olhe o que sobrou, o que andou, o que travou. Jogue os cartões não concluídos para outro dia ou reavalie se eles são realmente importantes. Spoiler: Metade do que você acha urgente só está gritando porque você não fechou a aba mental.

Tenha uma caixa de entrada para ideias soltas

Pode ser um espaço separado no app ou uma nota chamada “Apareceu do nada”. Exemplo: “Comprar terra para os besouros”, “Escrever sobre formigas jardineiras”, “Lembrar de beber água”.

A parte triste

Se leu tudo entendeu como as coisas funcionam, mas não vou mentir para você, se vai gerir muitas coisas e pouco provável que seja apto em todas elas, na verdade e pouco provável que veja uma descente evolução em cada uma delas. Indo além isso e mais prejudicial do que benéfico. Tudo bem se você só precisar lidar com demandas do trabalho e da faculdade ou sei lá, lidar com demandas do trabalho + um projeto pessoal. agora ter um grande numero de demandas e ter que lidar com elas? Isso e péssimo para você. Então minha dica final nesse artigo e:

Tente diminuir suas demandas, ninguém liga para quão difícil está sendo, nem para o quanto você está sacrificando para sair do lugar. As coisas não funcionam assim. E você quem e dono do seu tempo. Escolha bem o que vai fazer com ele, porque ele não vai voltar.

Como gerir Múltiplos projetos

https://news.stanford.edu/stories/2009/08/multitask-research-study-082409